印刷に使用するデータはAdobe社の販売しているIllustratorやinDesign等の専用ソフトでデザイン・編集されたデータを使用するのが一般的ですが、そういったソフトは関連する職業に就いていない一般の方にとってはなじみの無いもの。
もし、普段使いのWordやPowerPointなどのOffice系ソフトで作成した文書を印刷可能なデータにしたいのであれば、PDFという形式のデータに変換する必要があります。

Office系ソフト（Word、PowerPointなど）は、各自使用しているパソコン環境の違いにより、フォントが置き換わってしまったり、文字詰めが反映されず改行位置が変わるなどのレイアウト崩れや文字化けなどが起こる可能性があります。
また、新しいバージョンに備わった機能を使って作った部分があると古いバージョンで開いてもその効果が反映されないなど、元のファイルを正確に反映して印刷できる保証がないので敬遠されることが多いのです。

上記のことは実はAdobe社のソフトで作成した場合にも当てはまるのですが、実は一般の方でなくプロが作成したものであるなら、そのリスクを回避した作り方をしているのです。

PDFファイルの最大の特長として、パソコン環境に左右されず様々な環境下でもほぼ同様の状態で文章やレイアウト、画像などを反映させ、作成したドキュメントを元のレイアウトどおりに表示・印刷できることがあげられます。よって極端に言えば、元のファイルをどのソフトで作成しようがPDF変換できれば印刷は可能なのです。

ただし、PDF化の際に正確に変換できなければ意味が無いので、元のファイルを作成したのと同じ環境下でPDF変換し、チェックする必要があります。

また、作成されたPDFが実際に印刷に使用できるかは、いくつかの条件によるので、それについてはまた次回に。